Filosofia 5S, considerações para sua aplicação

A Filosofia 5S é um conceito que promove uma forma ou aplicação para se conseguir motivação, segurança, qualidade e produtividade por meio do comportamento das pessoas. O 5S é importante porque a organização, a ordem e a limpeza afetam a vida de cada um de nós, em todos os ambientes que frequentamos. As condições do local de trabalho caminham juntas com segurança e eficiência.

Há literaturas diversas com explicações feitas por diversos autores e das mais variadas de como surgiu a Filosofia 5S e consideramos importante o conhecimento prévio para sua aplicação. De nossa vivência em ambiente 5S em ferramentaria, buscamos passar informações à nossa maneira de ver para auxiliar sempre na melhor condição de aplicação.

Por onde chega para ser aplicada, a filosofia 5S recebe modificações no intuito de facilitar a sua compreensão e implantação. Em nosso país, a palavra senso foi acrescentada para exprimir discernimento, lógica e razão.

O Conceito do 5S visa a melhoria do ambiente de trabalho no sentido físico, lógico e mental. Sua base é educativa e prepara as pessoas para a observação crítica da sua realidade e atuação quanto aos desperdícios, a desorganização, a sujeira, aos fatores que acarretam doenças e conflitos e às outras anomalias do ambiente.

Sua implantação deve ser feita de modo programado, sem urgência, de modo fiscalizado e principalmente para ter sucesso, deve ser efetivo não como tarefa de trabalho, mas sim como um programa de reeducação coletiva com mudanças de hábito e comportamento.

Na implantação do 5S são observados inicialmente diversos obstáculos que certamente são eliminados, porque mais importante do que a vontade individual é o bem estar coletivo e para todos os obstáculos, deve haver coerência e prudência a fim de resolvê-los.

O sentimento de posse que as pessoas possuem, deve ser trabalhado para que seja menosprezado em função do bem estar coletivo. A forma de implantação deve ser encarada como um processo que vai trazer frutos, como qualidade e produtividade, agregando ao trabalho a necessidade de mudança como sinal de progresso individual na empresa.

A aplicação de testes ou mecanismos de avaliação da continuidade do 5S deve ser constante para que o mesmo seja eficaz e a exigência de metas devem ser analisadas.

Para aplicação da filosofia 5S deve haver uma estratégia, e para isso consultar e pesquisar junto às outras empresas é interessante. Algumas adequações devem ser feitas a fim de que a implantação seja eficiente do ponto de vista da produtividade. Há setores em que pelo nível de desenvolvimento pessoal, existe uma cultura que favorece sua permanência.

O dirigente deve ser o principal incentivador do processo de implantação da filosofia 5S. A liderança é fator fundamental para os melhores resultados e sucesso do programa. Para procedimentos e aplicação do 5S, as relações com os 5 Sensos devem estar bem esclarecidas para a tomada das ações referentes à cada um deles.

Necessidade – >           Senso de liberação de área;
Ordem  – – – – – >        Senso de organização;
Asseio– – – – – – >       Senso de higiene e limpeza;
Referência – – >           Senso de padronização;
Hábito – – – – – ->       Senso de disciplina.

1ºS: Senso de Liberação de área

Na aplicação do Senso de Liberação de área, as ações devem ser contínuas no sentido de deixar nas áreas de ocupação somente aquilo que se faz necessário pela atividade desenvolvida. Qualquer coisa além do requerido gera perdas de espaço econômico, dificulta a organização e limpeza e bloqueia um fluxo que pode ser mais racional.

A liberação de áreas envolvendo aspectos físicos inicialmente parece simples, entretanto, devido a aspectos emocionais quanto à posse, temos dificuldade em nos livrarmos do que não precisamos.

Para desenvolver o senso de liberação de áreas, deve haver um fluxo normal que a prática nos permite aplicar, sendo que para tudo o que for considerado útil deve haver uma destinação correta. Inicialmente devemos reconhecer e separar as coisas não necessárias para trabalharmos apenas com destinação positiva. Tudo aquilo que é de uso mais constante, deve ser colocado o mais próximo possível do local de uso. O que for utilizado de forma ocasional deve ser colocado um pouco mais afastado do local de uso. Tudo o que for utilizável mas de uso raro, deve ser colocado em um local próprio para aguardo.

O que for descartado mas detectado que pode ser útil ou é valioso, deve ser transferido para onde for ser utilizado e ainda as coisas não necessárias devem ser vendidas, sucateadas ou doadas.

Com esse fluxo de liberação deverá ser clara a desocupação de espaços tornando mais visível os materiais realmente úteis. Essa alteração facilita ainda a visão para que se compre somente o necessário, possibilitando ainda um ambiente mais claro e confortável de fácil limpeza.

2°S – Senso de Organização

A organização precisa ser valorizada. Para o senso de organização, deve se utilizar um procedimento que inclui ações contínuas no sentido de dispor e organizar tudo aquilo que é necessário, de forma que todo objeto tenha um local definido e seja mantido sempre no mesmo local, livrando-se ao máximo de armários, gavetas e outros elementos que vivem trancados para que dentro do possível, permaneça tudo de forma mais visível. Essas ações geralmente torna o ambiente agradável de bom visual, dando destaque para a organização e ainda facilitando o serviço de limpeza.

A inspeção visual, é o meio mais fácil para se verificar quais são os” sinais de desordem” para os aspectos físicos a fim de se iniciar as ações. Podem ser identificados como problemas, áreas com objetos ou equipamentos entulhados ou desarrumados, empilhamento desordenado de materiais podendo até estar danificando outros, conforme a situação, corredores obstruídos, materiais acumulados em cantos ou locais inadequados.

No caso de serem encontrados materiais se estragando por não estarem sendo utilizados, prateleiras entulhadas, lixeiras e depósitos transbordando e ainda itens guardados que não são necessários, eles são sinais de que o senso de liberação de área não está sendo bem aplicado ou as relações com o 5S não foram bem esclarecedoras.

No trabalho do senso de organização, a manutenção da mesma é super importante e procede-se então a uma adequação de arrumação ou organização funcional para todos os itens.

Na aplicação da ordem, todo objeto deve ter sua identificação própria com local apropriado e definido sendo que, quando estiver em uso temporariamente deve haver uma maneira simples e rápida de todos saberem onde o mesmo está. Na prática do senso de organização, as identificações devem ser legíveis e de fácil entendimento, facilitando ao máximo o retirar e devolver. Os itens ou objetos utilizados com maior frequência devem ser colocados em local de fácil acesso.

Em casos de estocagem, observar a segurança deixando itens com maior peso nas partes baixas ou inferiores das prateleiras ou outros. Os princípios de ergonomia e segurança devem ser obedecidos ao estocar itens, devendo-se considerar frequência de uso, peso, visualização fácil e ainda definir quantidades necessária e índice mínimo para estoque a fim de emitir-se um novo pedido.

Na organização do ambiente de trabalho e pelo princípio de ordem, “uma área está em ordem quando não há coisas desnecessárias em volta e  todas as coisas necessárias estão em seus devidos lugares”. De maneira categórica, quando se diz não, pretende-se dizer, “nenhuma, nada ou nem mesmo um”.

3ºS : Senso de Higiene e Limpeza

A limpeza é essencial no dia à dia, ela elimina os riscos de contaminação e doenças no convívio diário facilitando ao máximo a permanência da higiene. Na prática, manter limpa e asseada a área de trabalho são as primeiras providências, sendo que, o ato de inspecionar frequentemente e tomar ações para a manutenção ou conserto em danos ou móveis, equipamentos, ferramentas e até vazamentos diversos, faz parte desta ação. Como parte desta limpeza, o fato de identificar as causas raízes da sujeira ou dos danos e propor ações para eliminá-las definitivamente é uma providência essencial.

Na prática do senso de higiene e limpeza, cuidar bem do uniforme, material de trabalho e preocupar-se com a aparência e higiene pessoal é fundamental. Um dos fatores que pode ajudar bastante é analisar toda a geração de lixo (ou resíduos) para tomar ações e eliminá-las ou reduzir ao máximo. O processo de coleta seletiva deve ser adotado e levado a sério 100% com constantes verificações quanto à eficácia, na rotina de trabalho. Quando houver corredores com passagem frequente de colaboradores, os locais de coleta seletiva devem ser bem planejados e definidos para que se facilite ao máximo o descarte nos vasilhames apropriados.

Em um ambiente de 5S, toda pessoa é responsável por higiene e limpeza. Essa prática aumenta o interesse de cada pessoa pela responsabilidade sobre seu posto de trabalho, sendo bancada, máquinas e diversos, bem como ajuda a aumentar o moral. Torna-se uma responsabilidade de todos, respeitadas as particularidades.

4ºS : Senso de Padronização.

A padronização é a atividade sistemática de estabelecer e utilizar padrões de forma a conseguir melhores resultados. Por conceito, o senso de padronização deve receber ações contínuas, sistematizadas, no sentido de manter as coisas organizadas, arrumadas, limpas, incluindo-se os aspectos pessoais e os relacionados à poluição.

A adoção de um padrão de referência favorece o raciocínio para a melhoria contínua e facilita a permanência do ganho conseguido, além de favorecer elementos para uma avaliação constante, podendo facilitar as novas mudanças que forem necessárias.

Para a prática do senso de padronização é importante e necessário analisar todos os conceitos e práticas aceitos nos sensos de liberação de área, organização, higiene e limpeza e criar padrões compatíveis com as normas da empresa. Elaborar e divulgar procedimentos e instruções para todos os padrões internos criados, certificando-se de que todos foram recebidos. Treinar todo o pessoal envolvido na interpretação e utilização de todos os recursos e práticas de padronização.

A prática inclui utilizar e explorar ao máximo todos os princípios de gerenciamento visual, através do uso de palavras-chaves, figuras, fotos e cores. É importante verificar ou confirmar, se os padrões criados são claros sem deixar dúvidas, procurar revisá-los e manter atualizado todos os padrões 5S de modo a ser utilizado de forma permanente. A padronização é considerada a mais fundamental das ferramentas gerenciais e essencial nas empresas.

5ºS: Senso de Disciplina

É aquele que determina a aplicação para o senso da disciplina, são ações contínuas no sentido de fazer manter ou praticar tudo o que se está determinado de forma natural. Algumas pessoas tem a tendência de abandonar rapidamente os hábitos de mudança a que se sentem impostas. Nesse processo, fazer uma avaliação periódica pode confirmar o progresso obtido e deve ser passado ao grupo para que as pessoas se auto avaliem.

É importante que constantemente sejam realizadas atividades de educação e treinamento até que todos os Sensos se tornem um hábito incorporado nas pessoas e na empresa. Na prática, é necessário manter o que já se foi determinado como padrão e praticar o que já se foi definido como eficaz. Mesmo ações simples de trabalho devem sempre serem feitas corretamente.

As pessoas tem que observar suas próprias atitudes para poderem se auto-avaliar. A criatividade deve ser incentivada pois, mesmo respeitando o senso de disciplina sempre surgem idéias de melhorias e inovações.Usar senso de disciplina, é manter e praticar de forma correta e contínua tudo aquilo que está determinado.

O que se pode ganhar com o processo 5S?

Liberação de espaço e melhor organização, racionalização do uso de espaços e equipamentos, menos armários, arquivos, estantes, papéis, ferramentas e outros itens em excesso.

Redução de custos, tempo e desperdícios.
Ambiente de trabalho mais saudável e apresentável.
Melhor controle de documentos e estoques.
Administração do tempo.
Melhor conforto e disposição para o trabalho.
Redução do risco de acidentes.
Motivação para a produtividade.
Melhor apresentação dos produtos e serviços.
Valorização da imagem da empresa.
Manutenção de melhoria nos padrões de qualidade com consequente satisfação dos clientes.

Fontes : Conhecimentos práticos /Vivência no ambiente 5S pelo autor;
Filosofia 5S como cultura organizacional nas empresas (Márcio Sérgio de Souza) ;

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