Filosofia 5S como cultura organizacional nas empresas

As empresas vêm se deparando rapidamente com a equalização do nível tecnológico, resultado do desenvolvimento acelerado dos meios produtivos e do acesso facilitado a eles. Como forma de agregar valor aos produtos apresentar um diferencial, as corporações têm voltado a atenção para a evolução nas relações humanas, buscando desenvolver uma cultura empresarial mais adequada ao seu crescimento. A filosofia SS pode ser o ponto de partida para esse processo.

Há quem diga que praticar 5S é praticar “bons hábitos” ou “bom senso”. Apesar da simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicação na prática, a sua implantação efetiva não constitui uma tarefa simples. Isto porque a essência dos conceitos é a promoção de mudança de atitudes e hábitos das pessoas. Hábitos e atitudes construídos e incorporados pela convivência e experiência das pessoas ao longo de suas vidas.
Ao tomarmos conhecimento de conceitos tão óbvios, somos seduzidos a iniciar imediatamente a sua implantação. Mas as atitudes e hábitos decorrentes da prática do 5S irão colidir com hábitos e atitudes incorporados à nossa maneira de ser e agir.

A dificuldade de “romper” com conceitos e pré-conceitos arraigados em nós é um aspecto crítico da implantação. É preciso criar um clima adequado e condições de alavancagem para a mudança. É necessário dar suporte àqueles que estão conseguindo “romper” e ajudar àqueles que ainda não conseguiram, para que possam seguir a mesma direção do grupo. O rompimento deve ser coletivo para que se perpetue, removendo, de forma definitiva, velhos hábitos e atitudes e substituindo-os por novos e melhores.

A prática destes conceitos de maneira forçada pode promover uma mudança apenas aparente, existente até que cesse a força que o impeliu a adotar aquela atitude de falsa mudança.
Portanto, a implantação do programa 5S precisa ser sistematizada e planejada em todos os passos para garantir a longevidade da mudança incorporada pela adoção desses conceitos. Quanto maior e mais complexa a organização, maior a necessidade e o detalhamento desta estruturação.

Essa filosofia é calculada na educação, portanto profunda, mas com práticas simples que promovem o crescimento contínuo das pessoas, em um aperfeiçoamento constante da rotina no trabalho diário e, conseqüentemente, a melhoria da qualidade de vida.

É um processo estruturado para mobilizar a organização ao uso responsável dos recursos nos aspectos físicos (ambiente, equipamentos, máquinas, linha ou células de trabalho), de procedimentos e de atitudes. Em qualquer organização, o 5S prepara o ambiente para mudanças duradouras, por ser de simples compreensão e fácil aplicação, gerando resultados visíveis e imediatos.

O 5S é o próprio bom senso em ação, de modo que pode ser ensinado, aperfeiçoado e praticado individual ou coletivamente, para o crescimento pessoal e profissional.

Deve se transformar em hábito, resultando deste processo nova cultura organizacional.

Na empresa, o dirigente deve ser o principal incentivador, por convicção. Do processo de implantação da filosofia 5S. A liderança é fator fundamental para os melhores resultados e sucesso do programa.
No Japão, país de origem da filosofia, os donos das empresas sentem-se à vontade para tirar a gravata, arregaçar as mangas e, de baldes e vassouras em punho, limpar fábricas junto com os operários. O sucesso da filosofia 5S naquele país tem relação com as características na formação do caráter do povo japonês, mais voltado ao ganho coletivo do que individual.

Portanto, é necessário enfatizar que a filosofia 5S resulta em ganhos coletivos para a empresa e para o indivíduo.

ORIGEM DA FILOSOFIA 5S

A filosofia 5S é uma prática desenvolvida no Japão na década de 60, durante a sua reconstrução após a II Guerra Mundial. Criados inicialmente por americanos, aos 3S iniciais foram acrescentados 2S pelos japoneses, o que justifica a atribuição da filosofia a eles.
No Japão, esta filosofia é aplicada até hoje nos lares, onde os quais ensinam aos filhos os princípios educacionais do 5S que os acompanharão até a fase adulta.
A denominação 5S deriva das cinco atividades seqüenciais e cíclicas iniciadas pela letra “S” e que, quando traduzidas, significam:

SEIRI -> Senso de utilização
SEITON -> Senso de organização
SEISO -> Senso de limpeza
SEIKETSU -> Senso de saúde
SHITSUKE -> Senso de disciplina

No Brasil adotou-se a palavra senso antecedendo a idéia, porque ela exprime discernimento, lógica, razão.

OBJETIVOS

A filosofia 5S visa a melhoria do ambiente de trabalho no sentido físico, lógico e metal. Sua base é educativa e prepara as pessoas para a observação crítica da sua realidade e atuação quanto aos desperdícios, à desorganização, à sujeita, aos fatores que acarretam doenças e conflitos e às outras anomalias do ambiente.

Algumas questões devem ser levadas em conta quando da avaliação de implantação desta filosofia:

• Será que o nosso ambiente de trabalho poderia ser mais agradável:
• Porque estamos guardando coisas que poderíamos disponibilizar para outros setores ou retirar do nosso local de trabalho?
• O nosso local de trabalho será sempre limpo?
• Estamos realmente aproveitando nosso tempo e nosso espaço:
• O que podemos fazer para economizar material e evitar desperdício:
• Como reduzir custos? É possível?
• Será que melhorando o ambiente de trabalho nós também melhoramos?

As respostas às questões colocadas poderão ser obtidas através do 5S.

SENSO DE UTILIZAÇÃO

Este senso orienta no sentido de separar os recursos disponíveis de acordo com a freqüência de uso, ou seja, conforme o grau de importância de cada um para a realização das tarefas.A figura apresenta as ações para a aplicação do Seiri.

Ações para a prática do senso de utilização

 

A prática do senso de utilização resulta em:

• Liberação de espaço e melhor organização;
• Racionalização do uso de materiais e de equipamentos;
• Menos armários, arquivos, estantes, papéis, ferramentas e outros itens em excesso;
• Diminuição de custos, redução do desperdício;
• Local de trabalho mais saudável e apresentável.

SENSO DE ORGANIZAÇÃO

Permite alocar os recursos disponíveis de forma sistêmica, estabelecendo um sistema de comunicação visual que permita rápido acesso aos mesmos. A partir dos recursos úteis identificados no senso de utilização, a tarefa no senso de organização é a priorização como demonstrados na figura .

Ações para a prática do senso de organização

A aplicação do senso de organização permitirá obter vários benefícios, entre eles:

• Redução de tempo e de custos;
• Melhor controle de estoques e de documentos;
• Utilização racional do espaço
• Administração do tempo;
• Conforto para quem trabalha;
• Redução do risco de acidentes.

SENSO DE LIMPEZA

Indica que os próprios usuários devem cuidar dos recursos disponíveis para que estejam sempre em boas condições de uso. A prática do senso de limpeza permite obter os seguintes resultados positivos;

• Melhor disposição par ao trabalho;
• Motivação para a produtividade;
• Valorização da imagem da empresa;
• Conquista para clientes;
• Melhor apresentação dos produtos e serviços.

SENSO DE SAÚDE

A partir desse ponto, as pessoas já reconhecem a importância dos sensos de utilização, organização e limpeza. Isso significa que existe a preocupação com a manutenção de condições (físicas e mentais) de trabalho favoráveis à saúde. Na figura seguinte estão relacionadas algumas ações para a prática deste senso.
A aplicação do senso de saúde reflete diretamente em:
• Redução de gastos com doenças e acidentes;
• Crescimento da auto-estima e cuidados com a saúde;
• Diminuição dos riscos de contaminação;
• Reflexos positivos nos hábitos de higiene pessoal e;
• Condições propícias à produtividade.

Ações para prática do senso de saúde

SENSO DE DISCIPLINA

Considera ter as pessoas comprometidas com o cumprimento rigoroso dos padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua pessoal e organizacional. É possível, inclusive, investir nos filho dos funcionários para que atuem como agentes fiscalizadores em casa.
A prática do senso de disciplina implica rapidamente os seguintes benefícios à empresa:
• Melhoria das relações humanas no trabalho;
• Manutenção de padrões mais elevados de qualidade com conseqüente satisfação dos clientes;
• Melhoria na imagem da empresa.

IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S

Não existe uma receita para a implantação do programa 5S. As orientações a seguir tem obtido sucessos:
• Estabelecer uma estratégia de implantação que não entre em choque com a cultura local, permitindo que mudanças ocorram sem grandes rupturas desestabilizadores;
• A implantação do 5S é uma decisão que cabe somente à alta direção como também as ações necessárias a serem tomadas;
• A alta administração deverá estabelecer uma estrutura de apoio à implantação, constituindo um “comitê 5S”.

De maneira geral, a implantação da filosofia 5S segue o fluxo apresentado na figura .

Fluxo para a implantação da filosofia 5S

Recomenda-se que o processo seja documentado, com fotos e vídeos, flagrantes da situação atual, destacando pontos positivos e negativos. Isto não é imperativo, mas permite a criação de material para a sensibilização do corpo gerencial além de dar oportunidade para mostrar como a situação realmente mudou.

Para o sucesso da implantação, a educação, o treinamento e a ação caminham juntos. Assim, por exemplo, após uma sessão de treinamento, cada pessoa deverá sair com um plano mínimo de ação para os próximos dias, evitando-se a perda do entusiasmo.

LANÇAMENTO DO PROGRAMA

A quebra da rotina na empresa gera expectativas. Certamente surgirão questões como: “será que é para valer?”, “não será foto de palha?”, “È bom para nós?”, entre outras dúvidas.

É imprescindível identificar se o clima organizacional do momento é propício ao processo de mudanças. Se houve um incidente recente, como demissões, falecimento na equipe, problemas expressivos com salários ou benefícios, muitas promessas não cumpridas pela direção, deve-se reavaliar o momento e as estratégias para a implantação. Um descuido neste aspecto pode comprometer totalmente o sucesso do projeto.

O lançamento feito pelo presidente quebra resistências, conquista adesões e apressa resultados. Deve haver cuidado redobrado na preparação da reunião de lançamento, que tem o objetivo de sensibilizar os envolvidos, despertando iniciativas e a vontade coletiva de mudar.
O presidente deve iniciar por ressaltar o fato positivo que é o encontro de todos os membros da empresa para tratar de um assunto de interesse geral e que a todos trará benefícios.

PROMOÇÃO DAS FILOSOFIAS

Com a intenção de enraizar a filosofia 5S no comportamento cotidiano das pessoas no trabalho, faz-se necessário desenvolver um plano de atividades que irá promover a filosofia 5S, durante o período aproximado de 30 meses, onde devem constar:
• Estabelecimento de metais;
• Planejamento das avaliações, com elaboração de formulários e respectivos critérios de pontuação;
• Divulgação de resultados;
• Campanhas e concursos;
• Participação e visitas a outras unidades, empresas e eventos e;
• Certificação de áreas e departamentos.

Estabelecimento de metas

A definição de metas numéricas para o padrão de 5S dos ambientes é o ponto de partida para a manutenção da filosofia. Com base nos resultados anteriores, nas metas da organização e nas possibilidades de eliminação de pendências e introdução de melhorias, estabelecem-se novas metas para todos os departamentos.

À medida que se reduz o nível de responsabilidade e a autonomia das pessoas, reduz também o prazo para obtenção das metas, de modo que os níveis hierárquicos maiores tenham metas de médio e longo prazo (trienal, semestral, anual), enquanto os níveis mais baixos tenham metas de curto prazo (bimestral e mensal).

O estabelecimento de metas que sejam desafiantes e ao mesmo tempo atingíveis é um fator de motivação das pessoas em busca dos resultados. É importante ressaltar que a pontuação máxima não significa perfeição, mas sim que deve ser compatível com a realidade. Porém, com a prática do 5S, o paradigma vai mudando e a pontuação passar a ser cada vez mais coerente e representativa do ambiente e da cultura organizacional da empresa e das pessoas.
Alguns exemplos de indicadores são relacionados a seguir:

Nota do setor = soma notas alcançadas em cada senso 5

Média da empresa = soma das notas dos setores
Total de setores

Grau de eficiência das melhorias = total melhorias realizadas X 100
Total de problemas identificados

AVALIAÇÃO DE AVALIADORES

Uma tática eficiente para a promoção do 5S é a avaliação dos ambientes.
Para tanto, o comitê forma avaliadores e elabora formulários de avaliação, critérios de pontuação, sistemática de aplicação e estabelece metas.

Algumas regras que podem ser adotadas em avaliações:
• Avaliadores, área e data de avaliação serão definidos pelo comitê;
• A área a ser avaliada deverá ser informada do dia e hora definidos para a avaliação;
• A avaliação deve ocorrer na área e no horário estabelecido;
• Os avaliadores devem fazer prevalecer o bom senso, a imparcialidade e o discernimento referente aos itens avaliados em relação à situação da área, conforme abordagem nos treinamentos;
• Os avaliadores devem ser acompanhados pelo facilitador da área, conforme indicado na convocação. Na ausência deste, um colaborador da equipe será convidado pelos avaliadores, o qual deverá responder as perguntas e apresentar o plano de ações corretivas;
• As não-conformidades em que a solução não depende de outras áreas devem receber tratamento na própria área. As que dependem de outras áreas ou de terceiros devem ser encaminhadas ao comitê para apoio e acompanhamento;
• Cada área deverá ter seu quadro de avaliação. Um modelo sugestivo é apresentado na figura seguinte , onde se identifica o conceito obtido através de uma tarjeta colorida.

Modelo de quadro de avaliação para programa 5S.

 

MOTIVOS DE INSUCESSO

A implantação requer alguns cuidados para que não resulte em frustração dos envolvidos. A tabela 1 apresenta oito motivos de insucesso na aplicação desta filosofia.

As empresas vêm realmente se deparando com demandas incomuns na velocidade e exigências de mercado, em forma de tecnologia e evolução organizacional. É, sem dúvida alguma, uma das formas de agregar valor aos produtos e apresentar um diferencial aos clientes.
Paralelo a esta “ação tecnológicas”, muitas empresas vêm buscando desenvolver uma cultura empresarial voltada à qualidade, adequada ao seu crescimento. A filosofia 5S pode ser o ponto de partida para esse processo.

Oito motivos de insucesso da filosofia 5S

1. Ausência de filosofia organizacional – quando a empresa não adota a nova filosofia e pensa não ser necessária a liderança do empresário para conduzir esse processo educativo na mudança da cultura interna. As atividades são realizadas com a prática da utilização, organização e limpeza, mas não educam e não promovem crescimento das pessoas coletivamente. Isso se deve, principalmente à falta de Constancia e de coerência entre o que se fala e o que se faz no dia-a-dia da empresa.

2. Falta de entendimento do conceito da filosofia – quando o 5S é visto como um programa de organização e limpeza e não como um processo educacional.

3. Falta de promoção contínua do 5S – a consolidação da filosofia 5S se dá em atividades continuadas que vão de encontro com os objetivos do sistema da qualidade da empresa. Promover atividades contribui muito para o sucesso do 5S.

4. Plano limitado ao dia do lançamentos – grande parte das empresas consegue chegar do sucesso até o dia do lançamento. Passando esse dia, “esfria” até ser esquecido. A empresa não define plano para a manutenção dos 5S.

5. Pensar que o 5S é somente para aplicação no trabalho – o 5S busca educar as pessoas de forma a mudar seu comportamento pessoal e coletivo. Isso significa que o objetivo é ajudar a mudança de comportamento em todos os papéis, ou seja, na família, na sociedade e na profissão.

6. Falta de sintonia com a estratégia – os 5S não estão vinculados nenhuma estratégia da empresa ou não existe coerência entre os objetivos do 5S e a visão de futuro da empresa.

7. Aplicação de 5S para os “outros” – é uma prática freqüente nas empresas fazer esse movimento apenas porque outras empresas (clientes ou concorrentes) fazem e precisam vê-la implementando também ou para impressionar um amigo empresário. É o mesmo que “jogar o lixo sob o tapete”.

8. Pressa na execução – querer mudar drasticamente a cultura da empresa e das pessoas é uma tentativa que não obtém efeitos duradouros. Acreditar que em três ou quatro meses os 5S estará implantado é não reconhecer as particularidades e limitações das pessoas. Hábitos resultantes de vários anos não são rapidamente modificados.

Márcio Sérgio de Souza – formado em Educação Física, especialista em Gestão de Qualidade e Produtividade pela Universidade da Região de Joinville – Univille e em Gestão de Instituições de Ensino Técnico pela Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC). Auditor para Sistemas de Gestão e Qualidade – ISSO9000 (IRCA) e Gestão Ambiental – ISO14000 (BR-TÜV). É consultor da OIS Brasil e presidente do Núcleo Setorial de Gestão Empresarial da Associação Empresarial de Joinville (ACIJ).

Por Márcio Sérgio de Souza

Fonte: Revista FERRAMENTAL